ビジネスマナー>ビジネスマナーの基本にそった相手に喜ばれる電話の受け方

電話を初めて受けるときには誰でも緊張するものです。
名前や会社名は電話で聞き取ることが難しい場合がありますから、
ビジネスマナーとしては、事前によく電話をかけてくる人の名前を
聞いておくといいでしょう。電話がかかってきたときには3コール以内に
取るようにします。明るい声で出るようにし、受け取ったら必ずあいさつを
しましょう。

最初に相手の名前を確認し、復唱します。
要件を聞いたらすぐにメモを取り、復唱して確認します。
社内の人に取り次ぐときには、
相手の会社名と名前をはっきりと伝えるようにします。
要件を聞き取れなかったときには、
「恐れ入りますが、もう一度おっしゃっていただけますか」といい、
もう一度いってもらいます。

最後は「失礼いたします」、「よろしくお願いいたします」など
あいさつをして切りますが、電話はかけたほうから切るのが
ビジネスマナーです。切るときには乱暴に切るのではなく、相手が
切ったのを確かめてから静かに切ります。わからないことがあって
周囲の人に確認するときには、必ず保留にし、
長い時間待たせないよう注意しましょう。

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